Huishoudelijk reglement

Geplaatst op 01 mei 2007 in blog

Van de Volkstuinvereniging Welschap, gevestigd te Eindhoven

Versie: 2007a

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1

Waar in dit reglement wordt gesproken van het bestuur, wordt bedoeld het bestuur van de volkstuinvereniging Welschap.

Artikel 2

Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de statuten.

Artikel 3

Onder volks tuinieren wordt verstaan, het bewerken van een perceel grond, behorende tot het volkstuincomplex Welschap, welke uitsluitend voor eigen gezinsgebruik wordt benut, voor het kweken van planten, bloemen, fruit en kruiden. Indien geconstateerd wordt, dat een lid door pacht van een perceel dit gebruikt om de opbrengst uit winstoogpunt te verkopen, zal dit lid, met onmiddellijke ingang, de pacht worden ontzegd.

Artikel 4

Als gewoon lid kan worden toegelaten, iemand van 18 jaar en ouder, die een schriftelijk verzoek tot het huren van een perceel grond bij het bestuurheeft ingediend. Het bestuur plaats de namen, naar tijdstip van aanmelding, op een volglijst. De kandidaat leden kunnen, in volgorde van de wachtlijst, als lid worden toegelaten, zodra een perceel grond ter beschikking is, en het bestuur haar goedkeuring heeft gegeven. Bij een eventuele afwijzing krijgt kandidaatslid schriftelijk bericht waarom hij is afgewezen.

Artikel 5

Elk lid wordt geacht op de hoogte te zijn van de statuten en het huishoudelijk reglement, en verbindt zichzelf aan de daarin opgenomen bepalingen te onderwerpen.

Hoofdstuk 2: Tuin- huurvoorwaarden en opzegging

Artikel 1

Elk lid krijgt een perceel grond toegewezen, waarvan de grootte naar behoefte is tot een max. van 200 m². (oude rechten blijven gelden). Het lid is verplicht, de huur en/of contributie voor het komende verenigingsjaar voor de éérste december van het lopende verenigingsjaar geheel te voldoen.

Artikel 2

De hoogte van de huurprijs per M² wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering met meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde bepaald.

Artikel 3

De opzegging, of het te kennen geven niet meer over het perceel grond te willen beschikken, dient uiterlijk voor één november van het lopende verenigingsjaar schriftelijk aan het bestuur te geschieden. Het bestuur is verplicht, de ontvangst van de opzegging binnen veertien dagen schriftelijk te vestigen

Artikel 4

Mocht door ziekte of dergelijke de tuin niet aangehouden kunnen worden, dan zal door bestuur, op verzoek bekeken worden of eventueel restitutie van de huur of een gedeelte hiervan mogelijk is.

Artikel 5

Elk lid is verplicht aan het algemeen werk op het complex mede te werken en de aanwijzigen van het bestuur op te volgen.

Artikel 6

Ieder lid heeft de vrije beschikking over het hem of haar toegewezen perceel grond, doch is verplicht deze in zijn geheel van aanvang af in goede staat te brengen en geregeld bij te houden. Bij niet naleving hiervan zal het bestuur het betreffende lid hiervan aanzegging doen. Bij blijvende verwaarlozing van het perceel grond kan het bestuur die maatregelen treffen zoals elders in dit huishoudelijk reglement is omschreven. Voor 15 mei van het lopende jaar dient het perceel grond ‘’klaar’’ te zijn voor het seizoen. De opdat tijdstip de nog niet bewerkte percelen kunnen aan andere gegadigden worden toegewezen.

Artikel 7

Ieder lid zal het hem of haar toegewezen perceel zelf ordelijk bewerken en gebruiken en deze noch geheel, noch ten dele aan andere in huur mogen afstaan.

Artikel 8

Het onderhouden, en schoonmaken en vrij houden van de paden, voor algemeen gebruik, rondom zijn perceel zal door het lid geschieden.

Artikel 9

Het onderhouden, schoonmaken en vrijhouden van een looppad van tenminste een halve meter van de omheining zal door het lid geschieden. Tevens is het niet toegestaan iets aan de omheining te bevestigen.

Artikel 10

Het lid zal zorg dragen, dat noch door hem, noch door een van zijn huisgenoten, familieleden, vrienden of bekenden, overlast aan andere leden wordt aangedaan.

Artikel 11

Het lid zal zorg dragen bij aardappelteelt de eventuele coloradokevers te bestrijden zodat andere leden hier geen hinder van ondervinden.

Artikel 12

Het is aan ieder lid verboden:

  1. Opstallen te plaatsen.
  2. Perceel afscheidingen aan te leggen van prikkeldraad.
  3. Perceel afscheidingen te maken van doornhaag of braamstruiken.
  4. Het zonder toestemming van het bestuur greppels te graven door of langs de paden.
  5. Buiten het perceel afval te werpen en/of deponeren, de sloten of paden te verontreinigen.
  6. Afrasteringen te verbreken of te beschadigen.
  7. Grenspalen te verplaatsen of te beschadigen.
  8. Waterkeringen te maken of in de paden te graven.
  9. Duiven, kippen, konijnen of andere dieren te houden op de volkstuin.
  10. Bestrijdingsmiddelen te gebruiken zodanig dat de omringende percelen hiervan hinder ondervinden.
  11. Afval te verbranden zonder medeweten van het bestuur. Tussen één mei en één en dertig augustus is het verbranden van afval in het geheel niet toegestaan.
  12. Ongevraagd het perceel van een ander lid te betreden of op enigerlei wijze iets te doen op diens perceel.
  13. Geluidsoverlast te veroorzaken(b.v. d.m.v. transistor radio’s).
  14. Caravans of anderszins op het perceel te plaatsen.
  15. Het perceel te besproeien rechtstreeks uit de wateraansluiting (b.v. door op de wateraansluiting een waterslang aan te sluiten).
  16. Het storten van tuinafval anders dan op een door het bestuur aangewezen plaats. Hier mag dan ook alleen tuinafval gestort worden.
  17. Bomen en/of struiken hoger te laten groeien dan max. twee en een halve meter. Bij het planten van deze bomen en/of struiken moet dit op eigen perceel gebeuren en wel op tenminste anderhalve meter van de afscheiding van hun perceel.
  18. Strikken te zetten, klemmen en vangnetten te plaatsen, luchtbuksen en/of vuurwapens mede te nemen en te gebruiken op het volkstuin complex Welschap.

Artikel 13

Het is niet toegestaan om:

  1. Loslopende honden op het complex te brengen of te houden.
  2. Reclame- borden op het complex te plaatsen.
  3. Te collecteren zonder toestemming van het bestuur.

Artikel 14

Leden die hun perceel verwaarlozen, hun contributie en/of huur niet op de gestelde tijd voldoen handelen in strijd met de reglementen en besluiten, andere aanhouden en zonder noodzaak te hinderen of overlast bezorgen of zich andermans goed toe eigenen, worden door het bestuur de toegang tot het complex direct ontzegd, terwijl het lidmaatschap en het perceelhuur overeenkomst als beëindigd wordt beschouwd. De reeds betaalde contributie en/of huur worden in geen geval terug betaald.

Artikel 15

Het lid, dat de toegang tot het complex is ontzegd of tussentijds het lidmaatschap is opgezegd, kan ten alle tijden in beroep gaan bij de algemene ledenvergadering.

Artikel 16

Het complex is gedurende het gehele jaar voor de leden toegankelijk.

Het verblijf op het complex gedurende de nacht is niet toegestaan. Het bestuur is verplicht, indien de goede orde of zedelijkheid dit vordert, het verblijf aan bepaalde personen te verbieden en deze zonodig van het complex te laten verwijderen.

Hoofdstuk 3: Het bestuur

Artikel 1

Het bestuur bestaat uit tenminste zeven leden en wordt gevormd door:

  1. Een voorzitter en een vice-voorzitter.
  2. Een secretaris en een tweede secretaris.
  3. Een penningmeester en een tweede penningmeester.
  4. Eén of meer commissarissen.

Artikel 2

Een bestuurslid kan, zonodig, tijdelijk meer dan één functie in het bestuur waarnemen.

Artikel 3

De taken van het bestuur worden voor zover de bestuursleden niet in functie worden gekozen, over de overige bestuursleden in onderling overleg verdeeld.

Artikel 4

Elk bestuurslid is voor onder zijn berusting zijnde bescheiden en bezittingen van de volkstuinvereniging Welschap persoonlijk aansprakelijk.

Artikel 5

De bestuursleden treden volgens een door het bestuur samen te stellen rooster af, met dien verstande dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet te gelijk aftredend zijn. De aftredende zijn terstond herkiesbaar.

Artikel 6

Men houdt op lid van het bestuur te zijn:

  1. Door schriftelijk bij de secretaris zijn lidmaatschap van het bestuur tussentijds ter beschikking te stellen.
  2. Door volgens rooster af te treden.
  3. Door ingevolge bepalingen van de statuten of het huishoudelijk reglement van zijn functie ontheven te worden.
  4. Door overlijden.

Artikel 7

Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid neemt het nieuw gekozen bestuurslid op het rooster van aftreden zijn plaats in.

Artikel 8

Indien het bestuur in zijn geheel tussentijds aftreedt blijft dit bestuur de lopende zaken behartigen totdat op de eerst algemene ledenvergadering een nieuw bestuur is gekozen.

Artikel 9

Een bestuurslid dat de belangen van de volkstuinvereniging Welschap verwaarloost, kan in een bestuursvergadering twee/derde van de uitgebrachte stemmen in de uitoefening van zijn functie worden geschorst en door de eerst volgende algemene ledenvergadering van zijn taak worden ontheven.

Artikel 10

Binnen acht dagen na het besluit tot schorsing is dat bestuurslid verplicht de onder zijn beheer zijnde stukken en bezittingen van de volkstuinverenging Welschap aan een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen.

Artikel 11

Het recht om kandidaten te stellen voor het vervullen van een bestuursvacature is voorbehouden aan de leden en het bestuur van de volkstuinvereniging Welschap.

Artikel 12

De kandidaatstelling dient tenminste acht dagen voor de algemene ledenvergadering bij het bestuur aanwezig te zijn. De kandidaatstelling dient vergezeld te gaan met een schriftelijke verklaring van het betrokken lid, dat hij zich bereid verklaard de kandidatuur te aanvaarden.

Artikel 13

Het bestuur is bevoegd een pre-advies inzake van de vacature uit te brengen.

Artikel 14

  1. De voorzitter geeft in het algemeen de leiding aan de activiteiten van het bestuur. Hij leidt de vergaderingen. Hij stelt daarin de orde van de dag vast, tenzij de algemene ledenvergadering anders beslist. Hij heeft het recht de beraadslagingen te sluiten waneer hij meent, dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht die weder te heropenen zodra één/derde van het stemmen tal, dat op die vergadering kan worden uitgebracht, het verlangen daartoe kenbaar maakt.
  2. De vice-voorzitter neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens functie waar. Hij treedt, zolang die waarneming duurt, in alle rechten en plichten van de voorzitter.
  3. Zijn zowel de voorzitter als de vice-voorzitter verhinderd, de kiest de overige bestuursleden uit hun midden een voorzitter voor de duur van de ontstentenis.

Artikel 15

  1. De secretaris is belast met:
    1. Het voeren der briefwisseling, waarvan kopie wordt gehouden.
    2. Het ontwerpen van brieven, rapporten en verslagen.
    3. Het voorbereiden en uitschrijven van vergaderingen en bijeenkomsten, alsmede het samenstellen van de agenda daarvoor.
    4. De zorg voor de notulering van de vergaderingen.
    5. Het samenstellen van een jaarverslag.
    6. Het bijhouden van de ledenstand.
    7. Het bijhouden van chronologisch overzicht.
    8. Het ordenen en bijhouden van het archief.
    9. Het verrichten van andere werkzaamheden die tot het secretariaat gerekend kunnen worden.
  2. De tweede secretaris neemt bij ontstentenis van de secretaris diens werkzaamheden over. Het bestuur kan deeltaken van de secretaris aan de tweede secretaris opdragen.

Artikel 16

  1. Het bestuur kan bepalen dat bescheiden van belangrijke aard zowel door de voorzitter als de secretaris worden ondertekend.
  2. De notulen worden onmiddellijk na goedkeuring door de voorzitter en de secretaris getekend.

Artikel 17

  1. De penningmeester beheert de geldmiddelen, eigendommen en bezittingen van de volkstuinvereniging Welschap.
  2. Hij houdt een inventarisstaat bij.
  3. Hij draagt zorg voor de inning van de aan de volkstuinvereniging Welschap verschuldigde bedragen en voor het doen van uitgaven.
    • Hij zorgt voor een doelmatige boekhouding met betrekking tot de inkomsten en uitgaven van de volkstuinvereniging Welschap en sluit jaarlijks de boekhouding per één en dertig december af.
    • Hij legt schriftelijk rekening en verantwoording af van het gevoerde beleid door middel van een rekening van baten en lasten en een balans.
    • Hij stelt de begroting voor het volgende boekjaar samen
    • De begroting wordt door en in de algemene ledenvergadering vastgesteld.
    • Het bestuur legt ten aanzien van afwijkingen van de begroting verantwoording af aan de algemene ledenvergadering.
    • Hij belegt de gelden overeenkomstig het besluit van het bestuur.
    • Hij is verplicht aan het bestuur en de kascommissie alle gewenste inlichtingen omtrent zijn beheer te verstrekken en des gevraagd aan de leden van het dagelijks bestuur en de kascommissie inzage van de boeken toe te staan.
    • Voor het beschikken over bank- of postgirosaldi is de handtekening van de penningmeester voldoende, of bij diens ontstentenis de handtekening van een vooraf ten deze aangewezen bestuurslid.
    • Eens per jaar, voor de algemene ledenvergadering, wordt rekening en verantwoording aan de kascommissie afgelegd.
  4. De tweede penningmeester neemt bij ontstentenis van de penningmeester diens werkzaamheden over. Het bestuur kan deeltaken van de penningmeester aan de tweede penningmeester opdragen.

Artikel 18

De commissarissen zijn de overige bestuursleden behulpzaam bij hun werkzaamheden, zulks op een door het bestuur te bepalen wijze.

Artikel 19

Wanneer een bestuurslid aftreedt, is hij verplicht de onder zijn beheer zijnde stukken en bezittingen van de volkstuinvereniging Welschap binnen veertien dagen aan een door het bestuur aan te wijzen persoon over te dragen.

Artikel 20

De kascommissie.

  1. De algemene ledenvergadering bedoelt in de statuten hoofdstuk negen artikel één a, benoemt jaarlijks een uit drie leden, plus een reserve lid, bestaande kascommissie.
  2. De commissie stelt achteraf een onderzoek in naar het financiële beheer van het inmiddels afgelopen boekjaar en brengt van haar bevindingen verslag uit aan de algemene ledenvergadering van het eerstvolgende verenigingsjaar.
  3. Goedkeuring door de algemene ledenvergadering van het verslag van de kascommissie strekt het bestuur tot décharge
  4. Indien de goedkeuring van het verslag van de kascommissie wordt geweigerd, benoemt de algemene ledenvergadering een onafhankelijke deskundige, die een nieuw onderzoek doet van de rekening en verantwoording. De deskundige heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder benoemde kascommissie. Binnen een maand, na zijn benoeming brengt de deskundige verslag uit aan een daartoe te houden bijzondere ledenvergadering. Wordt ook dan de goedkeuring aan het financiële beheer onthouden, dan neemt de bijzondere algemene ledenvergadering al die maatregelen welke door haar in het belang van de vereniging nodig geacht worden. Hierbij wordt bij meerderheid van stemmen beslist, welke ten aanzien van de aard van de te nemen besluiten mede ook ten aanzien van het aanwezige quorum bepaald zijn.
  5. Na het uitbrengen van haar verslag treedt het lid dat het langste zitting heeft af. Het reserve lid treed toe tot de commissie terwijl door de algemene ledenvergadering een nieuw reserve lid wordt gekozen.

Hoofdstuk 4: De algemene ledenvergadering

Artikel 1

De jaarlijks te houden algemene ledenvergadering zullen ondermeer worden behandeld:

  1. Verslag voorgaande algemene ledenvergadering.
  2. Jaarverslag van de secretaris.
  3. Jaarverslag van de penningmeester.
  4. Het verslag van de kascontrolecommissie.
  5. De reglementaire verkiezing van de volgens rooster aftredende bestuursleden en die van de kascontrole commissie.
  6. De voorziening in de eventuele bestaande vacatures. Deze kandidaat (daten)bestuurslid (leden) zal (zullen) dan op de eerst komende ledenvergadering worden voorgesteld en zijn (hun) benoeming in stemming worden gebracht.
  7. De zaken welke op de voorgeschreven wijze op de agenda voor deze vergadering zijn gebracht. Voorstellen voor deze vergadering moeten veertien dagen voor de algemene ledenvergadering worden ingediend bij de secretaris. De convocatie voor deze vergadering zal tenminste zestien dagen te voren worden toegezonden aan de leden.

Artikel 2

Leden welke geschorst zijn hebben geen toegang tot de algemene ledenvergadering, behouden een speciale uitnodiging van het bestuur. Zij hebben dan geen stemrecht.

Artikel 3

Ten aanzien van de besluitvorming door de algemene ledenvergadering gelden de navolgende regels:

  1. Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij het bestuur bij monde van de voorzitter of de vergadering zelve bij meerderheid door hand opsteken schriftelijk stemming wenst.
  2. Stemming over personen geschied schriftelijk.
  3. De verkiezing van personen en het aannemen van voorstellen van zakelijke aard zijn bij acclamatie mogelijk, mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter.
  4. De algemene ledenvergadering kiest bij éénvoudige kandidaatstelling leden van het bestuur.
  5. De algemeen ledenvergadering wijst bij eenvoudige bereidsverklaring de leden van de kascommissie aan zoals in artikel één en veertig van dit huishoudelijk reglement is geregeld.
  6. Van het ter algemen ledenvergadering verhandelde wordt door de secretaris of een door de voorzitter aangewezen lid van de vereniging de notulen gehouden. De notulen behoeven de goedkeuring van de volgende algemene ledenvergadering.
  7. Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen, voor zover de statuten niet anders bepalen. Bij staking derstemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
  8. Tenzij de statuten anders bepalen is bij bij stemming over personen, hij gekozen die de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien iemand de meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen die twee personen die het grootste aantal der uitgebrachte stemmen hadden verkregen, en is hij gekozen die bij de tweede stemming de meeste stemmen heeft verkregen. Indien bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.
  9. Bij een schriftelijke stemming wordt onder stemmen verstaan, geldig uitgebrachte stemmen, waarbij niet als zodanig in aanmerking komen blanco stembiljetten, gemerkte stembiljetten, stembiljetten voorzien van een handtekening.

Artikel 4

Wijzigingen van dit reglement kan alleen geschieden op een speciaal voor dit doel geconvoceerde ledenvergadering van de vereniging, met een meerderheid van tenminste twee/derde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 5

De volkstuin vereniging Welschap kan worden ontbonden indien daartoe door een bijzondere ledenvergadering wordt besloten met twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen. Op deze vergadering moet tenminste twee/derde deel van de leden aanwezig zijn. Mocht dit niet het geval zijn, kan de opheffingsvergadering niet doorgaan. Binnen veertien dagen wordt door het bestuur een nieuwe vergadering uitgeschreven, met dezelfde agendapunten. Nu wordt de opheffing van de volkstuinvereniging beslist met twee/derde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 6

Elk lid of nieuw lid ontvangt van het bestuur, na bepaling van het door het bestuur bepalen bedrag een sleutel, welke toeging geeft tot het volkstuincomplex Welschap en de toiletten aanwezig op dit complex. Een eventuele tweede sleutel is tegen betaling van een eveneens door het bestuur bepalen bedrag bij het bestuur verkrijgbaar.

Artikel 7

Elk lid is verplicht er zorg voor te dragen dat de poorten van het volkstuincomplex Welschap ten allen tijdens gesloten zijn.

Artikel 8

In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement en/of ander voor deze volkstuinvereniging Welschap niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens zijn verantwoordelijkheid aan de algemene ledenvergadering.